Factura Proforma: Modelo de Plantilla y Definición | tax-down

La factura proforma es un documento que proporciona una explicación pormenorizada de un procedimiento que se llevará a cabo en el futuro. A diferencia de una factura tradicional, no crea responsabilidades fiscales o de pago inmediatas. En otras palabras, te proporciona toda la información sobre una venta que se acerca, pero no te angusties, no te obliga a pagar impuestos ni a desembolsar el dinero de inmediato. Considera esto como un adelanto de lo que aparecerá en la factura definitiva. ¡Te contamos más en este artículo! 

¿Qué es una factura proforma? 

Una factura proforma es un documento emitido por un vendedor a un comprador que describe toda la información de una operación en espera. Es comparable a una factura convencional, pero sin efectos fiscales ni obligaciones de pago instantáneas. Este tipo de documento se emplea fundamentalmente para proporcionar una visión precisa y detallada de las condiciones y términos de una transacción comercial antes de su conclusión. 

Actúa como una oferta comercial o un presupuesto, ofreciendo transparencia acerca de los términos del acuerdo. Por ejemplo, abarca una explicación exhaustiva de los productos o servicios, sus costos, cantidades, impuestos correspondientes y las condiciones de entrega y pago. Es similar a un compromiso por escrito de lo que se realizará, sin que tengas que abrir la billetera todavía. 

Asimismo, la factura proforma se emplea en diferentes situaciones: 

Comercio internacional: Para manifestar el valor de un producto en aduanas. 

Muestras sin valor comercial: Registra despachos de mercancías sin costes, como evidencias para consumidores. 

Planes de negocio: Los empresarios la emplean para justificar inversiones al tramitar ayudas o financiamientos. 

Vamos, para sintetizar, la factura proforma es un recurso fundamental para cualquier empresa que desee esclarecer los términos de una transacción futura. Es similar al avance de una película: te presenta lo que puedes anticipar, pero sin obligarte a nada por ahora. Así que, relájate, no te llevará a vaciar tu cuenta bancaria aún.  

Características de una factura proforma 

Las particularidades de una factura proforma son: 

• Formato similar a una factura estándarUna factura proforma se asemeja a una factura común y corriente. Contiene la fecha de emisión y la información de identificación y fiscales de las dos partes. Es como un duplicado de la factura verdadera, pero sin la capacidad de drenar tu cuenta bancaria. Considera esta como el gemelo amable que solo busca informarte. 

• Descripción detallada: Aquí no se omite ningún detalle. Ofrece una explicación minuciosa de los productos o servicios, abarcando precios y volúmenes.  

• Impuestos y condiciones: La factura proforma incluye los impuestos pertinentes así como las condiciones de entrega y de pago. Todo está claramente detallado para que entiendas exactamente qué anticipar. 

• Claridad en su naturaleza: Es crucial que se indique de manera precisa que se trata de una factura proforma y que no cuente con número ni firma. Esto prevendrá confusiones y confirmará que ambas partes son conscientes de que este documento es únicamente un compromiso de lo que se avecina. 

¿Cuándo se utiliza una factura proforma? 

Las facturas proforma funcionan como un comodín en una baraja: muy prácticas en diversas circunstancias. A continuación, te explico cuándo suelen entrar en juego: 

• Operaciones de comercio exteriorCuando se habla de comercio internacional, la factura proforma es tu aliada más confiable. Se emplea para indicar el valor de los productos ante las aduanas. Es como informar a los funcionarios de aduanas: Observa, esto es lo que contiene el envío, pero no te adelantes, aún no hemos finalizado el acuerdo. Contribuye a que todo fluya sin complicaciones y a prevenir sorpresas indeseadas. 

• Envío de muestras sin valor comercial: Si precisas enviar una muestra de tu artículo a un cliente interesado, la factura proforma es ideal para ello. Funciona como un documento para enviar productos sin valor comercial. 

• Solicitudes de subvenciones o créditos: Si estás desarrollando un plan de negocios y requieres respaldar inversiones para conseguir subsidios o créditos, la factura proforma llega al rescate. Visualízala como el currículum de tu proyecto, exhibiendo lo que pretendes adquirir o invertir. Facilita a los inversores comprender en qué destinarás los fondos y por qué deberían tener confianza en ti. 

Validez legal de la factura proforma 

La validez legal Una factura proforma es un asunto fascinante. Se asemeja a un acuerdo de compromiso matrimonial: sumamente poético, pero aún no tiene valor legal. 

La verdad es que no posee validez jurídica. hasta que es aceptada. Una factura proforma carece de validez legal por sí sola. Es similar a una invitación a un evento, que solo se hace oficial cuando el invitado contesta ¡Sí, asisto!. En el momento en que las dos partes están de acuerdo, la factura proforma se transforma en un contrato de compra-venta y, de este modo, se convierte en una factura auténtica conforme a todas las normativas. 

Asimismo, no olvidemos que no tiene obligaciones contables, fiscales ni de abono. Hasta que se transforme en una factura definitiva, la factura proforma no genera responsabilidades contables, fiscales ni de abono.  

Cómo Rellenar una Factura Proforma PASO A PASO 

Completar una factura proforma es más fácil de lo que aparenta. Sigue estos pasos y estarás preparado en un abrir y cerrar de ojos. ¡Vamos! 

1. Datos del vendedor y comprador:  

Inicia por añadir los nombres, direcciones y números de identificación tributaria de las dos partes. Verifica que la información sea precisa para prevenir malentendidos. 

1. Fecha de emisión:  

Anota la fecha en que se emite la factura proforma. Esto es relevante ya que señala el comienzo del procedimiento.  

1. Descripción de productos o servicios:  

Aquí es donde se introduce el detalle. Explica los productos o servicios, así como sus cantidades y precios por unidad. Considera esto como elaborar una lista de compras detallada. Si ofreces 10 sillas, asegúrate de indicar cuántas y a qué costo. 

1. Impuestos aplicables:  

Indica los impuestos que se aplicarán a la transacción. Esto es fundamental para que las dos partes conozcan de manera precisa cuál será el monto que deberán abonar al final.  

1. Condiciones de entrega y pago:  

Especifica cómo y cuándo se proporcionarán los productos y de qué manera se efectuará el pago. En este punto determinas si la entrega será en una semana, en un mes, si se realizará al recibirlo o a 30 días. Es similar a organizar un viaje: necesitas conocer la fecha, el lugar y el método. 

1. Nota aclaratoria:  

Por último, incluye una observación que especifique que se trata de una factura proforma. Este archivo es una factura proforma y no conlleva ninguna obligación de pago.  

Consideraciones fiscales de una factura proforma 

Considerando que una factura proforma no constituye una factura final, no genera obligaciones fiscales inmediatas. No tendrás que inquietarte por tributos ni desembolsos al recibirla. 

Sin embargo, es crucial asegurarse de que los detalles sean precisos. Esto es crucial para prevenir inconvenientes más adelante al momento de generar la factura definitiva. Considera esto como garantizar que tu receta tenga las proporciones adecuadas antes de comenzar a cocinar. Si cometes un error en la proforma, podrías terminar con un platillo complicado de tragar. 

En otras palabras, la factura proforma constituye un instrumento sin cargas fiscales inmediatas, pero verifica que todos los datos sean precisos. Esto te ahorrará complicaciones en el futuro cuando emitas la factura final y debas enfrentar las obligaciones tributarias correspondientes.  

Descargar plantilla de modelo de factura proforma 

Puedes descargar una plantilla de factura proforma sin costo en formato Excel desde aquí. Este modelo te facilitará la elaboración de facturas proforma de manera ágil, ajustando la información de tu cliente y los pormenores de la transacción. 

¿Necesitas ayuda? 

La factura proforma constituye un recurso útil para comprender los términos de una transacción antes de su ejecución. Si bien no posee validez legal inmediata, establece un fundamento sólido para la generación de una factura final y la ejecución de una transacción sin inconvenientes. 

Y hablando de prevenir problemas, si eres autónomo y necesitas confirmar que todo está correcto con tus impuestos, te sugerimos utilizar nuestro servicio de autónomos. 

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